資料庫法規範例:《名譽領事資料庫法規》Statute of the Database of Honorary Consuls

愛沙尼亞原文:https://www.riigiteataja.ee/akt/109062015022

第1章 通則

§ 1. 資料庫名稱

(1)資料庫名稱應以名譽領事之名稱命名(以下簡稱「資料庫」)。

(2)資料庫之官方縮寫為 AULIK。

§ 2. 維護本資料庫之目的

本資料庫之目的,係使外國事務部能夠執行其依《外國關係法》規定工作,及保留愛沙尼亞領事與駐海外領事處負責人之記錄。

§ 3. 資料庫控管者

本資料庫之控管者為外交部部長。

§ 4. 資料庫結構

本資料庫包含數位資料及原始文件檔案。

§ 5. 輸入資料庫之資料的意義

輸入資料庫之資料具有資訊性(informative)意義。

第2章 輸入資料庫之資料

§ 6. 資料輸入之原始文件

原始文件為:

1) 申請人說明;

2) 申請人簡歷;

3) 申請人身分證件之副本;

4) 申請人對作為名譽領事的願景;

5) 申請人提交之推薦信;

6) 申請人將支付名譽領事所需花費之聲明;

7) 無刑事紀錄之證明;

8) 申請人認定重要而提交之任何其他文件;

9) 程序及回應之紀錄;

10) 已發布之領事任命;

11) 外國領事人員之授權。

§ 7. 輸入資料庫之資料

(1) 下列資訊應輸入至名譽領事申請人之資料庫:

1) 姓名;

2) 常用名;

3) 出生日期;

4) 性別

5) 居住地址、電話號碼、Email地址;

6) 職稱;

7) 愛沙尼亞文及英文稱謂;

8) 依愛沙尼亞經濟活動分類之第一級經濟活動;

9) 照片;

10) 溝通語言。

(2) 下列資訊應輸入至名譽領事相關之資料庫:

1) 本條第1項第1至10款規定之資訊;

2) 愛沙尼亞文及英文職稱;

3) 名譽領事之能力(證明);

4) 名譽領事空缺的始末日期;

5) 名譽領事入口網站的使用者名稱。

(3) 領事任命應在資料庫中註記以下內容:

1) 領事任命的註冊號;

2) 領事任命的簽發及有效期;

3) 領事任命簽發文件之掃描檔

4) 合法領事任命之修訂

5) 撤銷領事任命。

(4) 外國向榮譽領事簽發的資料庫,應註記以下內容:

1) 許可證的簽發日期與有效期;

2) 許可證文件之掃描檔。

(5) 以下國徽與指示文件傳輸相關資料,應輸入資料庫:

1) 國徽訂製及交付之狀態與日期;

2) 指示文件之發送日期;

3) 將名譽領事的電子郵件地址包含在資訊列表中的日期。

(6) 在資料庫中應註記以名譽領事為首的領事職位之以下內容:

1) 國家

2) 洲別

3) 領事館的愛沙尼亞語和英語名稱;

4) 地點

5) 聯絡處

6) 公開聯絡資訊

(7) 應在資料庫中輸入以名譽領事為首的領事館開設職位的以下資訊:

1) 開設日期;

2) 宣誓就職

(8) 應於資料庫輸入下列有關候選人提名、任命候選人、任命名譽領事以及終止其職務的程序:

1) 處理程序的狀態;

2) 處理的時間順序;

3) 申請榮譽領事所需提交之相關文件

4) 名譽領事申請程序終止的原因和日期;

5) 受邀參加面試的日期和面試的日期;

6) 任命榮譽領事的指令編號與日期

7) 同意開設領事館職位、任命名譽領事申請書的編號和日期,以及回覆的日期和內容;

8) 接受國向名譽領事授權申請書的編號和日期,以及回應文件的日期和內容;

9) 名譽領事授權的終止日期和通知終止的方式;

10) 領事權被撤銷的原因以及指令編號和日期;

11) 名譽領事相關聲明的文件掃描檔;

12) 名譽領事的去世日期。

(9)名譽領事所受之勛獎,應於資料庫中註記下列事項:

1)所受勛獎之類型;

2)勛獎名稱;

3)作為勛獎候選人之日期與授勛者;

4)勛獎發給日期;

(10)應於資料庫中註記與總領事相關之下列事項:

1)姓名;

2)請求設立總領事館與任命總領事之相關說明、日期,及回覆請求之內容、日期;

3)政府授權總領事文件之編號與日期,及回覆申請之內容、日期;

4)許可證之效期;

5)領事任命之編號和生效日期;

6)已核發之領事任命掃描副本;

7)領事任命之修訂;

8)合法領事權之終止。

(11)本條第2、3、7至10項規定之相關執行細則,應作相應註釋。

第3章 資料庫之資訊輸入與存取

§ 8. 於資料庫中輸入資訊並確保其正確性

(1) 名譽領事之候選人、名譽領事和資料處理者之資訊應登記於資料庫中。

(2) 資料處理者內部人員應於資料庫中登記資訊。

(3) 資料處理者有責確保登記資訊與原始文件內所涵蓋之資訊的一致性。資料庫控管者之內部人員有責確保資料庫內資訊與公開資訊之一致性。

§ 9. 存取資料庫內之資訊

(1)外交部應於其官方網站上以開放資料之形式提供下列資訊:

1)名譽領事之姓名;

2)愛沙尼亞文、英文之職位名稱;

3)稱謂

4)名譽領事就任與卸任之日期;

5)領事館所在之位置與國家;

6)愛沙尼亞文、英文之領事館;

7)領事館之聯絡資訊。

(2) 資料庫中非本條第1項規定之資料,受《公共資訊法》和《個人資料保護法》規範為限制取用之資訊,依法不得公開。

(3) 輸入資料庫的機密資料的存取權應保留予控管者與監督和安全單位,使其依法履行其職責。

§ 10. 從資料庫發布資料

(1) 控管者應從資料庫發布:

1) 與當事人或其法定代理人有關的個人資料;

2) 中央、地方政府機關與公法人,若具資料發布之法律依據,並對其履行法律規定之職責具必要性。

(2) 資料發布請求應明列資料請求人的姓名和聯繫方式,以及請求目的與依據。

(3) 資料從資料庫免費發布。

§ 11. 資料記錄

(1) 資料庫記錄資料的輸入、修改與刪除以及包含開啟個人資料的表單。

(2) 自資料輸入之日起,紀錄應在資料庫中保存至少一年但不超過兩年。

第4章 資料之保留和安全性、籌措資料庫維護資金及關閉資料庫

§ 12. 保存資料及原始檔案

(1) 未命名為名譽領事的名譽領事候選人應在資料庫中保留20年,但不得超過名譽領事的年齡限制。資料庫中之其餘資料將永久儲存。

(2) 輸入資料庫的資料的原始檔案應按照控管者規定的程序保存。

§ 13. 資料安全

資料庫的安全分類為K0T1S2,資料庫的安全級別為「中」(M)。

§ 14. 維護資料庫之經費

資料庫維護由國家預算為此目的撥給外交部之資金提供。

§ 15. 資料庫之終止

外交部長應決定本資料庫之終止。